Imagine esta situación: después de analizar varias operaciones, una organización decide presentar un Reporte de Operación Sospechosa (ROS). Poco después, el cliente pregunta por qué le están solicitando información…
Imagine esta situación: después de analizar varias operaciones, una organización decide presentar un Reporte de Operación Sospechosa (ROS). Poco después, el cliente pregunta por qué le están solicitando información adicional.
Alguien, intentando “ser transparente”, responde: “Sus operaciones fueron reportadas a la autoridad”.
La frase puede parecer inocente; sin embargo, revela información que debe mantenerse bajo reserva y podría permitir que la persona cambie su comportamiento, retire recursos, altere documentos, contacte a otros involucrados o prepare una explicación antes de que las autoridades completen su análisis.
A esto se le conoce como tipping-off: informar, advertir o dejar saber al cliente que se presentó un reporte, o que determinada información relacionada fue remitida a la unidad de inteligencia financiera.
La Recomendación 21 del GAFI establece dos principios centrales: quienes reportan de buena fe deben estar protegidos, y las instituciones, sus directivos y empleados no deben revelar que un reporte de operación sospechosa o información relacionada ha sido enviado a la autoridad.
Dicho de manera sencilla:
𝗘𝗹 𝗥𝗢𝗦 𝗻𝗼 𝘀𝗲 𝗰𝗼𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮, 𝗻𝗼 𝘀𝗲 𝗮𝗻𝘂𝗻𝗰𝗶𝗮 𝘆 𝗻𝗼 𝘀𝗲 𝘂𝘁𝗶𝗹𝗶𝘇𝗮 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗽𝗿𝗲𝘀𝗶𝗼𝗻𝗮𝗿 𝗮𝗹 𝗰𝗹𝗶𝗲𝗻𝘁𝗲.
En Colombia, los instructivos de la UIAF señalan expresamente que los ROS son reservados y que ninguna persona de la entidad reportante puede informar que se efectuó un reporte. También recuerdan que el ROS no es una denuncia penal y que no requiere certeza sobre la existencia de un delito.
La reserva no significa que todo deba convertirse en un secreto dentro de la organización. Significa que la información debe conocerse únicamente por quienes realmente participan en la detección, el análisis, la decisión, el envío o la conservación del reporte.
Por eso, no tendría sentido copiar el caso en correos masivos, comentarlo en reuniones sin relación con el proceso, mencionarlo en grupos de mensajería o dejar documentos visibles para personas no autorizadas.
También deberían evitarse mensajes indirectos que, sin mencionar expresamente el ROS, permitan al cliente deducirlo. Por ejemplo:
“Desde cumplimiento consideramos que sus movimientos son sospechosos”.
“Su caso ya fue enviado a las autoridades”.
“Necesitamos que retire sus operaciones porque fue reportado”.
“Le recomendamos aclarar todo antes de que la UIAF lo investigue”.
En ocasiones, la revelación no ocurre por mala intención, sino por falta de capacitación. Un asesor comercial puede intentar proteger la relación; un directivo puede querer explicar por qué se restringió una operación, o un colaborador puede compartir información con alguien que considera “de confianza”.
¡Pero la reserva no depende de la intención! Una divulgación imprudente también puede afectar el proceso.
Ahora bien, conservar la reserva no significa dejar de solicitar información al cliente. La organización puede necesitar contratos, facturas, soportes bancarios o explicaciones adicionales para comprender una operación. La diferencia está en la forma: se solicita lo necesario como parte de los procedimientos de conocimiento, actualización o monitoreo, sin revelar que existe (o podría existir) un ROS.
También debe manejarse cuidadosamente la decisión de continuar, restringir o finalizar la relación. No todas las operaciones reportadas obligan automáticamente a terminar el vínculo; la decisión dependerá del riesgo, la regulación aplicable y las políticas internas. Lo que no debería hacerse es justificarla revelando la existencia del reporte.
La reserva también protege a los colaboradores involucrados. Quien identifica una alerta o participa en un análisis no debería quedar expuesto frente al cliente ni ser presentado como “la persona que lo reportó”. El proceso pertenece a la organización y debe gestionarse institucionalmente.
En la práctica, una adecuada protección de la información requiere controles sencillos, pero firmes: accesos limitados; expedientes separados; trazabilidad de consultas; comunicaciones internas restringidas; responsables claramente definidos, y capacitación para quienes puedan recibir preguntas del cliente.
Además, deben conservarse los soportes del análisis y del reporte durante el periodo exigido por la regulación aplicable. Los instructivos de la UIAF recuerdan la necesidad de guardar la documentación relacionada y mantener su carácter reservado.
Hay otro aspecto importante: la información producida o recibida por la UIAF está sometida a reserva legal, precisamente porque forma parte de actividades de inteligencia financiera y puede involucrar derechos como el buen nombre, el habeas data y el debido proceso.
Esto confirma una idea fundamental: el reporte no convierte al cliente en culpable; simplemente entrega información para que pueda ser analizada junto con otras fuentes.
𝗟𝗮 𝗿𝗲𝘀𝗲𝗿𝘃𝗮 𝗻𝗼 𝗽𝗿𝗼𝘁𝗲𝗴𝗲 𝘂𝗻 𝘀𝗲𝗰𝗿𝗲𝘁𝗼 𝗰𝗼𝗿𝗽𝗼𝗿𝗮𝘁𝗶𝘃𝗼; 𝗽𝗿𝗼𝘁𝗲𝗴𝗲 𝗹𝗮 𝗶𝗻𝘁𝗲𝗴𝗿𝗶𝗱𝗮𝗱 𝗱𝗲𝗹 𝗮𝗻á𝗹𝗶𝘀𝗶𝘀, 𝗹𝗼𝘀 𝗱𝗲𝗿𝗲𝗰𝗵𝗼𝘀 𝗱𝗲 𝗹𝗮𝘀 𝗽𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝘀 𝘆 𝗹𝗮 𝗰𝗮𝗽𝗮𝗰𝗶𝗱𝗮𝗱 𝗱𝗲 𝗹𝗮𝘀 𝗮𝘂𝘁𝗼𝗿𝗶𝗱𝗮𝗱𝗲𝘀 𝗽𝗮𝗿𝗮 𝗮𝗰𝘁𝘂𝗮𝗿.
En conclusión, presentar correctamente un ROS es solo una parte de la responsabilidad. La otra consiste en protegerlo después de enviado: sin comentarios innecesarios, sin advertencias al cliente y sin divulgaciones internas que no estén justificadas.
En la próxima publicación hablaremos de la conservación de registros: qué documentos deberían guardarse, por cuánto tiempo y por qué una operación perfectamente analizada puede convertirse en un problema si la organización no conserva sus soportes.
¿En su organización existe un protocolo claro para responder cuando un cliente pregunta si fue reportado?
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